Firma digital ahorra recursos, tiempo y gana legitimidad en cinco entidades del Estado

23 Septiembre 2011

• Poder Judicial, Contraloría General de la República, Compr@Red, Merlink y Compañía Nacional de Fuerza y Luz son ejemplos de casos exitosos de esta herramienta.

San José, 23 Setiembre 2011. El segundo encuentro anual de casos exitosos sobre el uso de la firma digital se celebró ayer con la presentación de la experiencia de cinco entidades del Estado que han hecho uso de esta herramienta en sus servicios administrativos y con sus clientes.

Así lo confirmaron representantes del Poder Judicial, Contraloría General de la República, Compr@Red, Merlink y Compañía Nacional de Fuerza y Luz, quienes se reunieron en una actividad organizada por la Dirección de Certificadores de Firma Digital, del Ministerio de Ciencia y Tecnología (MICIT).

El ahorro de recursos, como toneladas de papel y millones de colones en trámites, así como la ganancia de legitimidad de la firma digital entre los funcionarios y usuarios de estas instituciones, son puntos en común que confirman la confianza en los certificados digitales que el MICIT supervisa.

Así lo constató Alejandro Cruz, ministro de Ciencia y Tecnología, en el discurso inaugural de la actividad, que convocó a más de cien personas provenientes del sector público y privado en el Auditorio del Tribunal Supremo de Elecciones.

“En su conjunto, (estas instituciones) son muestra de la confianza depositada en los certificados digitales de la Jerarquía Nacional administrada y supervisada por el MICIT, para identificar, autenticar con integridad de la información y dar respaldo jurídico a sus delicadas y diversas transacciones”, mencionó Cruz.

En su intervención, Cruz se refirió al papel del MICIT en este proceso de Certificación Digital, al promulgar y administrar, entre otros, las políticas de certificación digital para los tres certificados del sistema: persona física, sellado de tiempo y agentes electrónicos.

Experiencia en el comercio. MerLink, mercado en línea de la Secretaría Técnica de Gobierno Digital de Costa Rica, expuso su caso empezando por describir el modelo de compras de nuestro país.

‎"El actual sistema de compras costarricense es fragmentado, puesto que cada una de las instituciones tiene su propio catálogo de procesos, productos y proveedores. Además, es basado en papel, lo cual consume recurso humano y de oficina, y equivale a muchas resmas de papel, pero especialmente, es poco competitivo", aseguró Juan Diego Retana Acosta, representante de MerLink.

La experiencia de esta entidad se remonta al 2010, año en el que se instauraron los pilares de uso de la firma digital, modelo ‘cero papel’, tener un registro único de proveedores, estandarizar el proceso y tener disponibilidad de la información en sus trámites.

La experiencia de Compr@Red, el Sistema Nacional de Compras Públicas del Ministerio de Hacienda, mostró también haber implementado estos aspectos en su proceso de certificación digital.

“La experiencia con Firma Digital ha sido muy exitosa, porque nosotros empezamos desde el 2005 con la esperanza de que todos los procesos se hicieran electrónicos con la expectativa de la implementación de la firma digital a nivel de la certificadora nacional, y se ha explotado Compr@Red como comercio electrónico”, indicó Jeannette Solís, subdirectora general de Administración de Bienes y Contratación Administrativa de Compr@Red.

En sus palabras, a través de la firma digital se legitima el proceso de contratación, eliminar los papeles, hacer el expediente electrónico, simplificar los procesos y hacer transparente todo el procedimiento de contratación que se realiza en este sistema de compras.

Servicio administrativo y al usuario puesto a prueba. En el caso del Poder Judicial y la Contraloría General de la República, las labores administrativas y de servicio al usuario han sido las que más se han beneficiado del uso de la Firma Digital.

Rafael Ramírez, director de Tecnologías del Poder Judicial, indicó que la ruta hacia la “e-Justicia” se ha dado a partir de la implementación de la firma electrónica en procedimientos probatorios de los magistrados. En esta etapa se solucionó un problema de tiempo para los magistrados al pasar de hacer trámites que duraban semanas, a firmarlos y archivarlos inmediata y automáticamente.

En una segunda etapa de este proceso, Ramírez indicó que se ha aplicado el sistema de Firma Digital a servicios externos, como en el sistema de hojas de delincuencia, de gestión en línea y de votación, y en servicios internos como el sistema de ciencias forenses.

Asimismo, para la Contraloría General de la República (CGR) la puesta en práctica de esta herramienta ha sido exitosa, puesto que se han agilizado los trámites de correspondencia interna, en el registro de las declaraciones juradas y en la autorización de acceso a la información.

En palabras de Miguel Ángel Aguilar Zamora, jefe de la Unidad de Tecnologías de la CGR, este órgano ha percibido los beneficios de la firma digital al eliminarse la distancia, puesto que sin importar dónde esté la persona, puede entregar su declaración jurada. También hay una distribución y entrega inmediata, en el caso de la correspondencia interna, y se amplía el horario de atención al usuario. Pero especialmente, indicó, hay una gran reducción del gasto por estos procesos.

Por su parte, David Chacón, coordinador del portal empresarial de la Compañía Nacional de Fuerza y Luz destacó la experiencia de la CNFL. “Ha sido una experiencia interesante, innovadora y de punta. La investigación nos ha permitido agilizar los procesos tanto internos como externos. Se está ayudando a los clientes con la autenticación, y a los funcionarios en aplicaciones internas como el teletrabajo”, agregó Chacón.